Sygnalista – Odpowiedzialny pracownik czy donosiciel w firmie? - Konieczność, Szanse, Zagrożenia – Rozmowa z Ekspertkami

Najbliższe miesiące przyniosą konieczność wdrożenia przez firmy i instytucje zatrudniające powyżej 50 osób regulacji, wymaganych przez prawo UE dotyczących ochrony sygnalistów. Whistleblowing, czyli sygnalizacja nadużyć i nieprawidłowości w miejscu pracy, staje się coraz bardziej powszechną praktyką na całym świecie. Także w Polsce rośnie świadomość i potrzeba wprowadzania regulacji dotyczących sygnalistów. Ale czym dokładnie jest whistleblowing? Czy sygnalista to zaangażowany pracownik, który ratuje firmę przed poważnymi problemami, czy może donosiciel, którego działania mogą być odbierane negatywnie? Aby zgłębić ten temat, rozmawiamy z Marią Witos-Malinowską oraz Joanną Masiak - radcami prawnymi, doświadczonymi specjalistkami ds. compliance, prawa pracy, ochrony sygnalistów, audytorkami systemów zarządzania według norm ISO, przedstawicielkami spółki ComplyShield s.c. współpracującymi z Agencją Rozwoju Pomorza.

Co to za regulacje i czemu służą?

Maria Witos-Malinowska: Regulacje dotyczące sygnalistów mają na celu ochronę osób, które zgłaszają nadużycia i nieprawidłowości w miejscu pracy. Przepisy te zobowiązują firmy do stworzenia bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, zapewnienia poufności sygnalistom oraz ochrony ich przed ewentualnymi represjami. W praktyce oznacza to, że pracownicy mogą zgłaszać przypadki np. korupcji, oszustw, naruszeń prawa zamówień publicznych, ochrony zdrowia, czy środowiska bez obawy o utratę pracy lub inne formy odwetu. W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych i społecznych, posiadanie skutecznych procedur whistleblowingowych jest kluczowe dla ochrony organizacji przed ryzykiem niezgodności, sankcji  oraz utratą dobrej reputacji.

Joanna Masiak: W skrócie, regulacje te mają na celu zapobieganie i zwalczanie naruszeń prawa oraz innych nadużyć w firmach. Stworzenie odpowiednich procedur i narzędzi pozwala organizacjom na szybsze i skuteczniejsze reagowanie na potencjalne zagrożenia, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do budowania bardziej transparentnego i etycznego środowiska pracy. Należy pamiętać, że zgłaszanie nieprawidłowości charakteryzuje się kilkoma specyficznymi cechami: stanowi ujawnienie lub przekazanie informacji dotyczących nieprawidłowości, przekazane informacje do odpowiedniego podmiotu muszą mieć kontekst profesjonalny, podmiot, który je otrzymał ma kompetencje do podjęcia działań następczych, działania te są dokonane w dobrej wierze.

Dlaczego wdrożenie regulacji w firmach jest koniecznością?

JM: Wdrożenie regulacji dotyczących sygnalistów jest nie tylko wymogiem prawnym dla wielu podmiotów publicznych i prywatnych, ale również korzystne dla samej organizacji. Firmy, które inwestują w takie rozwiązania, mogą uniknąć wielu problemów prawnych i finansowych związanych z nadużyciami. Uczestnictwo w szkoleniach i przygotowanie odpowiednich procedur pozwala przedsiębiorcom na zaoszczędzenie środków, które mogłyby zostać wydane na koszty procesów sądowych, odszkodowań czy kar.

MW-M: Warto również podkreślić, że terminy wdrożenia regulacji będą bardzo krótkie. Spodziewamy się, że polska ustawa o ochronie sygnalistów – implementująca unijną dyrektywę z 2019 roku – zostanie uchwalona jeszcze w czerwcu bieżącego roku. Co znaczy, że podmioty zobowiązane (przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób oraz podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwu transportu i ochrony środowiska – niezależnie od ilości zatrudnionych) muszą wprowadzić odpowiednie procedury w ciągu 3 miesięcy. To oznacza, że im szybciej firma się przygotuje, tym mniej kłopotów będzie miała w przyszłości. Opóźnienia mogą skutkować konsekwencjami prawnymi.

Z czym wiążą się regulacje dla firmy?

MW-M: Firmy będą musiały wprowadzić szereg konkretnych działań, takich jak: ustanowienie wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, przygotowania procedur obejmujących kwestie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów, a także określenie zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń oraz określenia sposobu ochrony dokonujących zgłoszeń, przeprowadzenia szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników, czy dostosowania dokumentacji związanej z zasadami przetwarzania oraz ochroną danych osobowych. Pamiętajmy, że firmy powinny stworzyć taki system, który zapewni, że poufne informacje nie zostaną ujawnione niepowołanym osobom i będą chronione. Dostosowanie do ustawowych wymogów wymaga szczegółowej wiedzy i odpowiedniego przygotowania. To także oznacza konieczność wyznaczenia odpowiednich osób lub zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie zgłoszeniami i prowadzenia działań następczych.

JM: Dodatkowo, organizacje będą musiały aktualizować swoje polityki aby uwzględnić nowe procedury związane z whistleblowingiem. Wprowadzenie takich rozwiązań wymaga czasu i zasobów, ale jest niezbędne, aby firma mogła działać zgodnie z prawem i minimalizować ryzyko związane z nadużyciami. Nieprzestrzeganie tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym odpowiedzialności karnej zarządu firmy.

Karnej?

JM: Tak, karnej. To ważny aspekt, który często jest pomijany w dyskusji na temat sygnalistów. Zgodnie z projektem polskiej ustawy, m.in. za brak procedur dotyczących przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, czy niezapewnienia im ochrony grożą kary grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3. To oznacza, że osoby na najwyższych stanowiskach mogą być osobiście odpowiedzialne za naruszenia prawa w tym zakresie. Dlatego tak ważne jest, aby organizacje nie tylko wprowadzały regulacje, ale także monitorowały ich przestrzeganie i regularnie przeprowadzały audyty wewnętrzne.

Jakie są korzyści dla firm, jeśli wdrożą takie zasady?

MW-M: Pomimo początkowych kosztów i wyzwań, wdrożenie regulacji dotyczących sygnalistów przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, firmy mogą liczyć na zwiększenie zaufania ze strony pracowników, klientów i partnerów biznesowych. Transparentność i odpowiednie procedury mogą również przyczynić się do poprawy wizerunku firmy na rynku. Dodatkowo, sygnalizowanie nieprawidłowości na wczesnym etapie pozwala na szybsze reagowanie i zapobieganie eskalacji problemów.

JM: Regularne monitorowanie i audytowanie procesów wewnętrznych pomaga w szybkim wykrywaniu i eliminowaniu problemów, co z kolei prowadzi do większej efektywności operacyjnej. Ponadto, firmy mogą poprawić swoje wyniki finansowe poprzez minimalizowanie strat związanych z nadużyciami i nieprawidłowościami. Warto również zauważyć, że dobrze funkcjonujący system whistleblowingowy tworzy lepsze warunki dla przepływu informacji wewnątrz organizacji, co może pomóc zarządowi i właścicielom firm w wykrywaniu problemów, których mogą nie być świadomi.

Czy sygnalista może ponieść konsekwencje za zgłoszenie fałszywe?

MW-M: Tak, sygnalista może ponieść konsekwencje prawne, jeśli świadomie posłużył się nieprawdziwymi informacjami. Zgodnie z regulacjami, takie działania mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej i cywilnej. Jeżeli zgłaszający nie miał świadomości nieprawdziwości swoich twierdzeń, a miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje są prawdziwe oraz, że są naruszeniem prawa, to nie poniesie odpowiedzialności. W odmiennej sytuacji fałszywe zgłoszenia, które są dokonywane w celu zaszkodzenia innym osobom lub firmie, mogą stanowić podstawę do roszczeń odszkodowawczych lub zadośćuczynienia z powodu naruszenia dóbr osobistych. Nadto, sygnalista działający w złej wierze powinien obawiać się odpowiedzialności karnej, nawet do 3 lat pozbawienia wolności. Warto podkreślić, że sygnalista musi działać w dobrej wierze, czyli jego zgłoszenie musi być motywowane rzeczywistą troską o dobro organizacji i zgodność z prawem, a nie osobistymi korzyściami czy chęcią zemsty.

Z  tego co Panie powiedziały wynika, że narzucone przez UE rozwiązania prawne mogą być dla firm inspiracją do pozytywnych zmian, jeśli zostaną odpowiednio wdrożone i odpowiedzialnie stosowane?

MW-M: Regulacje dotyczące sygnalistów to nie tylko konieczność wynikająca z przepisów prawa, ale także szansa na poprawę funkcjonowania firmy. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wdrożeniu tych regulacji, firmy mogą zyskać na zaufaniu, transparentności i efektywności. Warto zatem zainwestować w odpowiednie procedury i szkolenia, aby nie tylko działać zgodnie z prawem, ale także budować lepszą przyszłość dla całej organizacji.

Rozmowa Agencji Rozwoju Pomorza