- WYCIĄG -

z Procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
Agencji Rozwoju Pomorza S.A. z siedzibą w Gdańsku

ARP informuje, że posiada Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”.

Sygnalistą może być:

1. pracownik Spółki;
2. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (w tym także współpracownicy innych osób np. doradców zewnętrznych, dostawców, usługodawców, wykonawców oraz ich pracowników);
3. kandydaci do pracy (niezależnie czy dot. umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej);
4. udziałowcy;
5. prokurenci;
6. członkowie organów Spółki;
7. stażyści;
8. praktykanci - posiadający informację o naruszeniu prawa w obszarach wskazanych poniżej, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Zasady określone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do pracowników i współpracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia, stażu pracy, oraz do wszystkich pozostałych osób, o których była mowa powyżej, także przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub gdy stosunek prawny będący podstawą współpracy już ustał.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujących obszarach dotyczących:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16) powyżej.

Zgłoszenia dokonane w formie anonimowej nie będą rozpatrywane w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.

ARP ustanowiła następujące kanały zgłoszeń:

1. poczta elektroniczna, dedykowana skrzynka e-mailowa dostępna pod adresem: sygnalista@arp.gda.pl;
2. korespondencja listowna z dopiskiem „Sygnaliści” kierowana na adres siedziby Spółki;
3. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania przez Spółkę od Sygnalisty wniosku o taką formę zgłoszenia.

Osobami upoważnionymi przez ARP do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych są koordynatorzy, będący pracownikami Spółki.

Upoważnionymi do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej, są również koordynatorzy, będący pracownikami Spółki wraz z ewentualnie powołanym przez nich zespołem ds. zgodności.

W celu skutecznego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podjęcia działań następczych prosimy w miarę możliwości o uwzględnienie w treści zgłoszenia następujących informacji:

1. czas i miejsce wystąpienia nieprawidłowości (faktyczne lub w razie braku takich informacji uprawdopodobnione);
2. opis nieprawidłowości (poprzez wskazanie istotnych dla sprawy faktów i okoliczności związanych z danym zdarzeniem);
3. jeżeli są świadkowie opisywanego zdarzenia, listę tych świadków;
4. lista dowodów na wystąpienie nieprawidłowości oraz ich krótki opis;
5. określenie osoby odpowiedzialnej za dokonanie nieprawidłowości (jeżeli jest taka możliwość);
6. adres do kontaktu z Sygnalistą (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), jeżeli Sygnalista chce być informowany o wynikach działań podjętych w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

Sygnalista może skorzystać, choć nie musi, z załączonego formularza zgłoszenia.

W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, potwierdzimy Sygnaliście fakt jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Następnie podejmiemy, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze oraz przekażemy Sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

Sygnaliście przysługuje prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, a w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej w sposób przewidziany w regulaminie zgłoszeń zewnętrznych, w trybie określonym w procedurze opracowanej przez ten organ:

1. w sytuacji, gdy wykorzystała wewnętrzne kanały komunikacji ustanowione w ramach naszej procedury, gdzie zgłoszenie nie zostało rozpatrzone z należytą starannością;
2. gdy wystąpią szczególne okoliczności wykluczające możliwość dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
3. niezależnie od uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, według własnego uznania.

Sygnaliście, po otrzymaniu zgłoszenia, przekazywana jest informacyjna, dotycząca przetwarzania jego danych osobowych. Z kolei pozostałe osoby wskazane w zgłoszeniu również zostaną poinformowane o przetwarzaniu ich danych osobowych (bez informacji na temat źródła pochodzenia danych), chyba, że zaistnieje wysokie prawdopodobieństwo utrudniania prowadzenia postępowania lub może uniemożliwić, lub poważnie utrudnić realizację celów przetwarzania (art. 14 ust. 3 lit. a) oraz ust. 5 lit. b) RODO). Klauzule informacyjne o przetwarzaniu danych osobowych dla sygnalistów oraz dla osób wskazanych w zgłoszeniu do pobrania dostępne są pod treścią wyciągu.